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Assistant.e de direction H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité - Direction

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition à l'adresse suivante :
discriminations@bordeaux-metropole.fr
  

Référence

2024-5215  

Date limite de candidature

23/06/2024

Carrière

Catégories

B

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Rédacteurs

Grades

Rédacteur /rédacteur principal 1ère ou 2ème classe
ouvert aux contractuels

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant.e de direction H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de direction

Missions

Au sein de la direction de l’urbanisme de Bordeaux Métropole, vous assurez les missions de pilotage des actions transversales à caractère administratif et financier de la direction. Positionné.e en interface entre la directrice et les différents interlocuteurs, vous avez la responsabilité de l’appui administratif dans ses dimensions d’organisation, de gestion de suivi des dossiers, de communication, d’accueil ainsi que des missions complémentaires pour la direction.

A ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

Vous assurez des missions d’organisation et de coordination, notamment la gestion des agendas, l’organisation des réunions et des déplacements. Vous êtes le.la garant.e de la fluidité du parcours du courrier via les outils de gestion électronique des documents (Maarch), et du circuit de validation des visas et des signatures au sein de la direction ;


Vous êtes le/la référent.e  en matière de Ressources humaines. Gestionnaire déconcentré.e pour l’ensemble de la direction, vous avez en responsabilité du suivi des temps de travail des agents de la direction en lien avec les responsables des services, les assistantes administratives et la direction d’appui administratif et financier (DAAF) de la direction générale de l’aménagement.


Vous centralisez et vous assurez la transmissions des formulaires de formations pour les agents de la direction vers la DAAF.


Vous assurez des missions d’appui administratif sur le suivi des dossiers portés par la direction, vous suivez les bases de données des partenaires et des contacts de la direction, vous préparez les dossiers de réunions, vous rédigez et vous mettez en forme les courriers, notes, délibérations et comptes-rendus de réunions.


Vous êtes le relais pour la gestion des relations avec les fonctions supports internes, direction d’appui administratif et financier et directions centrales telles que les ressources humaines, les finances, la commande publique, les directions opérationnelles et les pôles territoriaux. Vous participez au suivi financier des enveloppes de dépenses de la direction.


Vous transmettez des informations en interne et en externe sur demande de la directrice, vous participez à la définition en lien avec la directrice et les responsables de service d’indicateurs de suivi d’activités, planification et gestion des temps forts de l’année, vous éditez et diffusez les tableaux de bord d’aide à la décision, d’analyse ponctuelle et de traitement.


Vous aidez à la gestion et au suivi de projets : mise en place du plan de charge, élaboration des outils de reporting, leur suivi et leur analyse dans un objectif de performance et de prospective.


Vous gérez, en lien avec les assistantes administratives de la direction, l’accueil des nouveaux arrivants dans la direction au niveau logistique, matériel informatique, badge professionnel et paramétrage sur le logiciel du temps de travail, vous préparez la logistique des évènements et des manifestations.

Profil attendu

Vous disposez d’une bonne culture administrative, plus particulièrement de la fonction publique territoriale et vous disposez de connaissances sur les questions d’urbanisme, sur les procédures et les réseaux de l’urbanisme.

Vous possédez les connaissances techniques relatives aux fonctions d’assistance de direction.

Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles, vous maîtrisez les outils bureautiques.

 

Vous avez une réelle appétence pour le travail en équipe, agissez en transversalité, et possédez un bon sens de la communication.

Autonome, vous savez vous organiser, élaborer des outils de suivi et de reporting. Vous savez prendre des initiatives, prioriser vos actions  et être force de proposition.

Vous possédez une bonne capacité d’adaptation face à la variété des demandes et sollicitations reçues.

Vous êtes rigoureux.se et réactif.ve, vous agissez avec discrétion et êtes doté.e d’une bonne qualité d’écoute.

Date de prise de poste souhaitée

01/09/2024

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

cité municipale

Contact Métier

Nom

BOUCHAIN

Prénom

NATHALIE

Fonction

Directrice

Téléphone

0524571616

Contact DRH

Nom

DUMAS--GROSJEAN

Prénom

Melissa

Autres informations

Date du jury

09/07/2024