La direction d’appui et coordination (DAC) assure, pour le compte de la Direction générale des territoires, un appui d’expertise, de pilotage, de méthode et de coordination auprès des Pôles territoriaux (domaines finances, marchés publics, systèmes d’information…). À ce titre, elle assure la mutualisation de fonctions support présentes dans les Pôles territoriaux (PT). Cette organisation vise à rationaliser les ressources de la DG, en laissant aux territoires la charge de toutes les missions cœur de métier.

La DAC recrute aujourd’hui un.e assistant.e poyvalent.e de direction pour apporter un véritable soutien administratif, opérationnel et logistique au directeur, à l’équipe de direction et aux chargés de missions rattachés au directeur.

A ce titre vos missions principales consistent à :

Assurer la Gestion administrative et l’organisation de la vie professionnelle de la direction :

- Gestion des agendas de l’équipe, prise de rendez-vous en fonction des priorités, organisation de réunions.

- Rédaction, mise en forme et suivi des courriers (parapheurs et logiciel Maarch), comptes-rendus et documents divers.

- Accueil téléphonique et physique - Rappel des informations importantes et transmettre des messages

- Classement, archivage physique et numérique des dossiers

Apporter un support opérationnel et un soutien efficace aux équipes pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes :

- Préparation logistique des réunions (convocations, réservations, contacts …), évènements (dont les séminaires de direction) et les déplacements.

- Gestion de la documentation et suivi de l’approvisionnement des fournitures, du petit équipement et des demandes informatiques.

- Gestion des délibérations et préparation des commissions métropolitaines.

- Gestion de l'information et de la communication interne et externe (dont faits marquants, mises à jour Tatou, lettre d’information …).

- Suivi des tableaux de bords d’activités de la direction (recensement et compilations des informations nécessaires à la production des rapports d’activités notamment).

Effectuer la Gestion des dossiers déconcentrés du personnel (assistanat en ressources humaines)

- Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels.

- Saisir les éléments de gestion administrative du personnel.

- Participer à la rédaction des documents DAC à destination des comités RH.

- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents.

- Gestion des dossiers « retraites » des agents de la DAC.

- Gestion du logiciel Etemptation (logiciel de gestion du temps de travail).

- Gestion des protocoles de télétravail.

Par ailleurs, vous assurez l’accompagnement administratif de la Commission d’indemnisation amiable des commerçants (déplacements fréquents à prévoir) pour la réalisation de photos en lien avec le service en charge de la CIA et gestion de la photothèque. 

Sensibilisé.e au fonctionnement des collectivités territoriales, vous maîtrisez les outils bureautiques Word, Excel et Outlook et la pratique des outils métiers (Pléiades, Maarch, Car, Etemptation, AIrdélib) serait appréciée.

Doté.e d’excellentes qualités relationnelles, vous possédez un grand sens de la discrétion et de la confidentialité et appréciez le travail d’équipe et en transversalité.

Vos capacités d’organisation, votre esprit d’initiative, votre autonomie et votre polyvalence sont autant d’atouts nécessaires pour mener à bien les missions de ce poste.